Quy định cơ bản về hợp đồng lao động điện tử

Theo đó, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Hợp đồng lao động điện tử được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng bằng văn bản giấy. Việc giao kết, thực hiện phải tuân thủ pháp luật lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính. Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Việc thực hiện giao kết được thực hiện qua nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đây là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn theo quy định của Chính phủ về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý tập trung, lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Nền tảng có chức năng quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, cung cấp dịch vụ chia sẻ, khai thác, phân tích, thống kê và hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp các dịch vụ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước. Việc xây dựng, cập nhật, duy trì và khai thác nền tảng được bảo đảm an toàn, bảo mật, phù hợp Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số. Trong đó, hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (gọi là eContract) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định
Chủ thể tham gia gồm người lao động, người sử dụng lao động và Nhà cung cấp eContract. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ yêu cầu về định danh, xác thực, ký số, dấu thời gian, chứng thực thông điệp dữ liệu, lưu trữ, bảo mật và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Nhà cung cấp eContract phải có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy theo quy định pháp luật. Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân khi ký kết hợp đồng lao động điện tử phải có giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài). Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình khi ký kết hợp đồng lao động điện tử phải có quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài). Một điều kiện nữa là các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số và được chứng thực. Nghị định quy định cụ thể việc chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử; sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng; quản lý thống nhất bằng mã định danh (ID) để bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
Thu thập, kết nối và chia sẻ dữ liệu: Dữ liệu trên Nền tảng bao gồm hợp đồng lao động điện tử, thông tin sử dụng lao động, nhật ký giao dịch và dữ liệu quản lý nhà nước. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn thông tin và được thống nhất bằng văn bản.
Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; theo đó chậm nhất đến 01/7/2026 Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức vận hành. Các hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trước thời điểm Nghị định có hiệu lực được tiếp tục thực hiện theo quy định chuyển tiếp. Cụ thể: Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và đến ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn của hợp đồng lao động điện tử và có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử đáp ứng theo điều kiện, phương thức theo quy định của Nghị định này; Hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và đến ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành chưa thực hiện xong thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, trừ trường hợp các bên thỏa thuận áp dụng quy định của Nghị định này; Trường hợp Nhà cung cấp eContract sử dụng chữ ký số trong giao dịch cùng với các bên tham gia giao dịch trên eContract, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm rà soát, nâng cấp hệ thống thông tin, phần mềm ứng dụng để tích hợp phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số đáp ứng quy định tại Nghị định này và pháp luật khác có liên quan./.

Đinh Quỳnh Mây
Cục Phổ biến, giáo dục pháp luật và Trợ giúp pháp lý