Chính phủ ban hành Nghị định về hợp đồng lao động điện tử: Bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số quan hệ lao động

Nghị định xác định nguyên tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử là phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ... Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên. Đáng chú ý, Nhà nước khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong công tác quản trị nhân sự cũng như trong giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
Một nội dung trọng tâm của Nghị định là quy định về chủ thể tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Theo đó, các chủ thể bao gồm người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động; đồng thời có sự tham gia của nhà cung cấp eContract – hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Hệ thống eContract được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, cho phép các bên tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất và quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời hỗ trợ thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động và chứng thực hợp đồng theo quy định.
Để bảo đảm tính an toàn, minh bạch và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử, Nghị định quy định chặt chẽ về điều kiện và phương thức giao kết. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua eContract đáp ứng hàng loạt yêu cầu kỹ thuật và pháp lý, trong đó có việc sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; áp dụng các biện pháp bảo mật nhằm bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng; xây dựng phương án kỹ thuật để duy trì hoạt động và khắc phục sự cố; bảo đảm lưu trữ, toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng đã giao kết.
Bên cạnh đó, hệ thống eContract phải có chức năng định danh và xác thực đúng chủ thể giao kết hợp đồng, bảo đảm việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung của hợp đồng lao động. Nghị định cũng yêu cầu eContract phải có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID; hỗ trợ chuyển đổi giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; cung cấp tài khoản giao dịch điện tử; kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; đồng thời đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn thông tin mạng.
Đối với người lao động và người sử dụng lao động, Nghị định quy định rõ điều kiện tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử, bao gồm việc có giấy tờ định danh hợp lệ theo quy định của pháp luật, sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian. Đối với nhà cung cấp eContract, Nghị định đặt ra các yêu cầu cao về năng lực công nghệ và pháp lý. Nhà cung cấp phải có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu và bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân và dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật; bảo đảm định danh và xác thực đúng chủ thể theo quy định. Đặc biệt, nhà cung cấp eContract phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó được phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử.
Một điểm mới đáng chú ý của Nghị định là quy định về hợp đồng lao động điện tử gắn ID. Theo đó, sau khi hợp đồng được tạo lập, định danh, ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ. Việc gắn ID giúp thống nhất quản lý, tra cứu và xác thực hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước về lao động.
Về hiệu lực pháp lý, Nghị định khẳng định hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số và gắn dấu thời gian, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Quy định này bảo đảm sự rõ ràng, minh bạch về thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động.
Nghị định cũng dành một nội dung quan trọng để quy định về chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Việc chuyển đổi phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, bảo đảm chủ thể giao kết được xác thực, hợp đồng sau chuyển đổi được ký số xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và được gắn ID. Hợp đồng được chuyển đổi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định sẽ có giá trị pháp lý như bản gốc, tạo thuận lợi cho các bên trong lưu trữ, sử dụng và xuất trình khi cần thiết.
Nghị định số 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026. Chậm nhất đến ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện thống nhất theo quy định của Nghị định, góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong lĩnh vực lao động – việc làm.
Có thể khẳng định, việc ban hành Nghị định về hợp đồng lao động điện tử là bước đi quan trọng, thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc hoàn thiện thể chế, thúc đẩy chuyển đổi số và xây dựng nền hành chính hiện đại. Nghị định không chỉ tạo thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, giảm chi phí xã hội và hướng tới xây dựng thị trường lao động minh bạch, linh hoạt, bền vững trong kỷ nguyên số.