Áp dụng quy định mới về thời hạn mới về lưu trữ tài liệu trong hoạt động trợ giúp pháp lý

Thông tư quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Tư pháp bao gồm: Hồ sơ, tài liệu về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra, rà soát, hợp nhất, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật, pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật; Hồ sơ, tài liệu về xử lý vi phạm hành chính; kiểm tra, điều tra, khảo sát, xử lý kết quả thi hành pháp luật; Hồ sơ, tài liệu về pháp luật quốc tế; Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế về pháp luật và cải cách tư pháp; Hồ sơ, tài liệu về phổ biến, giáo dục pháp luật; chuẩn tiếp cận pháp luật; hòa giải ở cơ sở; hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp nhỏ và vừa; Hồ sơ, tài liệu về trợ giúp pháp lý; Hồ sơ, tài liệu về thi hành án dân sự; thi hành án hành chính; thừa phát lại; Hồ sơ, tài liệu về đăng ký biện pháp bảo đảm, hợp đồng; Hồ sơ, tài liệu về bồi thường nhà nước; Hồ sơ, tài liệu về hộ tịch; quốc tịch; nuôi con nuôi; Hồ sơ, tài liệu về luật sư; tư vấn pháp luật; công chứng; chứng thực; giám định tư pháp; đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; hòa giải thương mại; quản tài viên; Hồ sơ, tài liệu về tiếp cận thông tin.

Theo Thông tư, thời hạn lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trong lĩnh vực trợ giúp pháp lý cụ thể như sau:

1. Hồ sơ thực hiện trợ giúp pháp lý: thời hạn lưu trữ hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý có thời hạn khác nhau, tùy thuộc vào hình thức thực hiện vụ việc.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ vụ việc thực hiện trợ giúp pháp lý bằng hình thức tham gia tố tụng là 05 năm. Hồ sơ vụ việc tham gia tố tụng bao gồm: (i) Các giấy tờ, tài liệu gồm: Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý; Giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý; Các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý; (ii) Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có); (iii)) Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý; (iv) Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp; (v) Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có); (vi) Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý; (vii) Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ vụ việc tư vấn pháp luật là 03 năm. Hồ sơ tư vấn pháp luật bao gồm: (i) Các giấy tờ:  Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý, Giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý, Các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý; (ii) Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có); (iii) Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý; (iv) Văn bản tư vấn pháp luật có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ vụ việc đại diện ngoài tố tụng là 03 năm. Hồ sơ bao gồm: (i) Các giấy tờ: Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý; Giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý; Các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý; (ii) Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có); (iii) Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có); (iv) Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý; (v) Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ; (vi) Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng; (vii) Bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ thực hiện quản lý về tập sự trợ giúp pháp lý là 03 năm. Hồ bao gồm: Quyết định phân công tập sự, các tài liệu liên quan đến việc tạm dừng tập sự, báo cáo kết quả tập sự,…

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ Hồ sơ kiểm tra kết quả tập sự trợ giúp pháp lý là 05 năm. Hồ sơ bao gồm: kế hoạch kiểm tra, Công văn cử thí sinh tham gia thi, quyết định thành lập Hội đồng kiểm tra, các Ban: Coi thi, Giám sát, chấm thi, chấm phúc tra; các bài thi, danh sách, hồ sơ của các thí sinh dự thi; kết quả thi,…

4. Thời hạn lưu trữ hồ sơ Hồ sơ về việc thành lập, giải thể, sáp nhập Chi nhánh của Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước là vĩnh viễn. Hồ sơ bao gồm Tờ trình về việc thành lập Chi nhánh, ý kiến của các cơ quan có liên quan, Quyết định thành lập Chi nhánh,…

5. Thời hạn lưu trữ hồ sơ về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trợ giúp viên pháp lý; quyết định công nhận, cấp và thu hồi thẻ Cộng tác viên trợ giúp pháp lý; cấp, thay đổi, thu hồi giấy đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý của Văn phòng luật sư, Công ty luật và Trung tâm tư vấn pháp luật là 20 năm.

Việc lưu trữ hồ sơ liên quan đến công tác cán bộ của cơ quan quản lý trợ giúp pháp lý, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, công tác tài chính kế toán, thi đua khen thưởng, thống kê,… thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ trong từng lĩnh vực tương ứng.