Nghị quyết xác lập một nguyên tắc mới trong cải cách thủ tục hành chính: “Không yêu cầu người dân, tổ chức nộp lại những giấy tờ, thông tin mà Nhà nước đã có trong cơ sở dữ liệu”. Theo đó, các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính sẽ chủ động khai thác thông tin sẵn có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành để thay thế cho thành phần hồ sơ truyền thống bằng giấy.
Nguyên tắc này hướng tới mục tiêu xoá bỏ tình trạng yêu cầu người dân “đi lại nhiều lần”, “nộp nhiều loại giấy tờ trùng lặp” vốn tồn tại trong thời gian dài. Việc thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ sẽ được thực hiện tùy theo mức độ đáp ứng của các cơ sở dữ liệu hiện hành. Chỉ trong trường hợp cơ quan giải quyết không khai thác được thông tin, hoặc thông tin bị thiếu, không chính xác, cá nhân và tổ chức mới phải bổ sung giấy tờ.
Đồng thời, khi cơ quan nhà nước phát hiện thông tin chưa đầy đủ hoặc không khớp, người dân sẽ được hướng dẫn cập nhật, điều chỉnh dữ liệu theo đúng quy định pháp luật, qua đó góp phần làm sạch dữ liệu quốc gia và nâng cao chất lượng quản lý.

Nghị quyết quy định áp dụng việc thay thế giấy tờ bằng dữ liệu đối với 786 thủ tục hành chính trên phạm vi 14 Bộ và 1 cơ quan ngang Bộ. Đây là quy mô cải cách hồ sơ lớn nhất từ trước đến nay, trải dài trên nhiều lĩnh vực như công thương, giáo dục, y tế, tư pháp, tài chính, xây dựng, tài nguyên môi trường, khoa học công nghệ, ngoại giao, quốc phòng, công an…
Điểm đáng chú ý là Nghị quyết không chỉ áp dụng với 786 thủ tục nằm trong danh mục mà còn mở rộng cho tất cả các thủ tục hành chính khác được công bố hoàn thành việc kết nối, chia sẻ bắt buộc để đưa vào khai thác, sử dụng nếu có thông tin đầy đủ trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành. Điều này thể hiện tinh thần linh hoạt, chủ động, phù hợp với tiến trình hoàn thiện và kết nối dữ liệu hiện nay.

Trọng tâm của Nghị quyết là việc khai thác 10 nhóm cơ sở dữ liệu lớn để thay thế hàng loạt giấy tờ phổ biến, bao gồm:
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: thay thế CMND, CCCD, thông tin cư trú.
- Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử: thay thế giấy khai sinh, khai tử, chứng nhận kết hôn, tình trạng hôn nhân.
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm: thay thế thẻ BHYT, sổ BHXH.
- Cơ sở dữ liệu giấy phép lái xe: thay thế giấy phép lái xe.
- Cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp: thay thế giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã.
- Cơ sở dữ liệu đăng ký phương tiện: thay thế giấy chứng nhận đăng ký xe.
- Cơ sở dữ liệu đất đai: thay thế giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (trước mắt áp dụng với đất ở).
- Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp: thay thế phiếu lý lịch tư pháp.
- Sổ sức khỏe điện tử: thay thế giấy khám sức khỏe.
- Các dữ liệu điện tử khác: khi đảm bảo thông tin đầy đủ.
Việc thay thế này không chỉ giảm số lượng giấy tờ phải nộp mà còn giảm các công đoạn kiểm tra, đối chiếu, bổ sung thông tin, từ đó rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính.

Bên cạnh việc giảm yêu cầu đối với người dân, Nghị quyết cũng nhấn mạnh trách nhiệm khai thác dữ liệu thuộc về cơ quan nhà nước. Cán bộ tiếp nhận phải chủ động tra cứu dữ liệu, không được yêu cầu giấy tờ nếu thông tin đã tồn tại trên hệ thống.
Trong trường hợp giải quyết trực tuyến, cơ quan giải quyết phải thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ không muộn hơn 8 giờ làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận hồ sơ, một quy định cụ thể nhằm bảo đảm tiến độ giải quyết, tránh tình trạng chậm trễ kéo dài.
Với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, thời hạn thông báo yêu cầu bổ sung không quá 01 ngày làm việc. Điều này tạo sự thống nhất và minh bạch trong quy trình, đồng thời bảo đảm quyền lợi của cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục.
Một điểm cải tiến khác là cá nhân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID sẽ không phải ký số đối với biểu mẫu điện tử tương tác, giảm thêm một bước trong quá trình thực hiện thủ tục trực tuyến.

Nghị quyết cũng hướng tới nhóm đối tượng đặc thù như công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, cá nhân và tổ chức nước ngoài sinh sống, làm việc tại Việt Nam. Việc thay thế giấy tờ bằng dữ liệu đối với nhóm này được thực hiện tùy theo mức độ đáp ứng của cơ sở dữ liệu. Đây là cách tiếp cận hợp lý, linh hoạt, bảo đảm khả năng tiếp cận dịch vụ công mà không gây ra cản trở về kỹ thuật.

Ngoài danh mục lớn 786 thủ tục được thay thế giấy tờ bằng dữ liệu, Nghị quyết còn cắt giảm thành phần hồ sơ đối với 8 thủ tục hành chính cụ thể, chủ yếu trong lĩnh vực xuất bản, an toàn thực phẩm, căn cước công dân và người có công.
Việc cắt giảm này thể hiện sự đồng bộ giữa cải cách hành chính và cải cách pháp luật chuyên ngành, bảo đảm không để xảy ra tình trạng “hệ thống lớn giảm nhưng ngành nhỏ tăng”.

Nguyễn Anh Vũ – Lê Thị Quỳnh Giang
Cục Phổ biên, giáo dục pháp luật và Trợ giúp pháp lý