Ngày 15/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng năm 2024. Một trong những điểm mới quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng theo hướng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số là quy định về công chứng điện tử. Quy định này không chỉ tạo thuận tiện, tiết kiệm chi phí về công sức, thời gian cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm chi phí tuân thủ pháp luật, góp phần hiện đại hóa hoạt động công chứng.
Về văn bản công chức điện tử, Nghị định quy định văn bản công chứng được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến được quy định pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử. Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.
Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực. Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định. Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.
Về phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử, Nghị định quy định công chứng điện tử được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự, trừ trường hợp di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. Đây là 02 trường hợp không áp dụng công chứng điện tử trực tuyến, nhưng vẫn có thể thực hiện công chứng theo phương thức thông thường hoặc công chứng điện tử trực tiếp (nếu phù hợp).
Về điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử, người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
Bên cạnh đó, Nghị định còn có một số điểm mới về chuyển đổi Phòng Công chứng thành Văn phòng công chứng, giải thể Phòng Công chứng. Sở Tư pháp được giao chủ trì, phối hợp với các sở, ngành có liên quan và Hội công chứng viên tại địa phương xây dựng Đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc xây dựng Đề án phải lấy ý kiến của công chứng viên, viên chức khác, người lao động đang làm việc tại Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội tại Phòng công chứng (nếu có). Nếu Phòng công chứng thuộc trường hợp chuyển đổi thành Văn phòng công chứng mà không chuyển đổi được thì bị giải thể.
Lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng được thực hiện chậm nhất là ngày 31/12/2028. Đối với Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư thì chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2026; đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên, thì chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2027; đối với các Phòng công chứng không thuộc các trường hợp nêu trên, thì chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2028.
Nghị định còn quy định cụ thể việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng khi có lý do chính đáng. Đó là các trường hợp: Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi; người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại; người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận; trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.
Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 và thay thế Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng./.
Thùy Nhung
Cục Phổ biến, giáo dục pháp luật và Trợ giúp pháp lý