Chuyển đổi hình thức hợp đồng và sửa đổi, bổ sung hợp đồng
Theo đó, việc chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử bên cạnh đáp ứng yêu cầu đã nêu ở trên còn phải đáp ứng các yêu cầu như: Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử; hợp đồng phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.
Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử theo quy định khi ký kết hợp đồng điện tử mới, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Trường hợp hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động thông qua hình thức thông điệp dữ liệu sẽ được thực hiện theo trình tự như sau: đầu tiên, thực hiện chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử; việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi được thực hiện như quy định với hợp đồng điện tử mới. Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
Quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động khi ký kết hợp đồng lao động điện tử:
Về quyền: đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết; Sử dụng eContract để khai trình lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định; Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để báo cáo về tình hình sử dụng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật. Về trách nhiệm: Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định; Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất khi cần thiết; Phối hợp với Nhà cung cấp eContract và cơ quan quản lý nhà nước trong việc kiểm tra, xác minh thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng lao động điện tử; tổ chức hướng dẫn, đào tạo, cung cấp các phương tiện, điều kiện để hỗ trợ người lao động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; sử dụng, truy cập hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép; Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.
Quyền và trách nhiệm của người lao động khi ký kết hợp đồng lao động điện tử:
Về quyền: Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết; Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật. Về trách nhiệm: Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định; Bảo mật thông tin tài khoản truy cập và không chia sẻ cho người khác sử dụng trái phép; Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn khi đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép; Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.
Trách nhiệm của Nhà cung cấp hợp đồng lao động điện tử (eContract): (i) Gửi bản hợp đồng lao động điện tử có gắn ID cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ; (ii) Thiết lập kênh kết nối kỹ thuật ổn định, an toàn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm khả năng truyền nhận dữ liệu chính xác, kịp thời và bảo mật. (iii). Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên trang thông tin điện tử chính thức của Nhà cung cấp eContract, bao gồm: quy trình đăng ký sử dụng dịch vụ, biểu mẫu, chi phí liên quan và các điều kiện cung cấp dịch vụ; (iv) Bảo đảm kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; các điều kiện cần thiết để thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử và thực hiện các giao dịch theo yêu cầu của các bên có liên quan trong việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; (v) Cung cấp công cụ để người sử dụng lao động số hóa, chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử; công cụ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật; (vi) Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về triển khai hoạt động cung cấp eContract; về tình hình giao dịch hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định của Bộ Nội vụ; (vii) Thực hiện lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ. (viii) Xây dựng và duy trì phương án kỹ thuật, tổ chức, nhân sự và quy trình nghiệp vụ để thực hiện việc chứng thực hợp đồng lao động điện tử.
Trường hợp Nhà cung cấp eContract chấm dứt hoạt động thì toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được chuyển giao cho Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Trách nhiệm của Bộ Nội vụ và Bộ Công an
Bộ Nội vụ có trách nhiệm xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật; xây dựng, ban hành Mô hình kiến trúc và Quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; Xây dựng, rà soát, cập nhật, ban hành hướng dẫn về chức năng, tính năng kỹ thuật của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; về việc cấp, quản lý ID; về chế độ báo cáo phục vụ quản lý nhà nước về giao dịch hợp đồng lao động điện tử; hướng dẫn về kết nối, chia sẻ, cập nhật, khai thác, sử dụng dữ liệu, dịch vụ cung cấp trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Nền tảng hợp đồng lao động điện tử với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, eContract và công bố danh sách Nhà cung cấp eContract đủ điều kiện kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Bộ Công an có trách nhiệm cung cấp hạ tầng tại Trung tâm Dữ liệu quốc gia đáp ứng nhu cầu xây dựng, vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; ban hành danh mục dữ liệu chủ, danh mục dữ liệu mở, danh mục dữ liệu dùng chung trong Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; Phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc lựa chọn phương thức thực hiện, xác định chi phí bảo đảm cho hoạt động xây dựng, cập nhật, quản lý, duy trì, khai thác, sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2026./.